INVOICES : la dématérialisation de factures fournisseurs
La solution de dématérialisation de factures la plus utilisée dans le monde !
INVOICES est la solution de dématérialisation de factures la plus commercialisée dans le monde. INVOICES identifie automatiquement vos fournisseurs et extrait automatiquement les informations de toutes vos factures, les valide et les transfère vers votre ERP.
Les factures arrivent sous différents formats : par courrier, par fax, en pièces jointes à des emails, en fichier XML ou PDF. INVOICES peut traiter toutes vos factures quel que soit leur format d’entrée.
Les factures papier sont numérisées alors que les images des factures pdf sont directement intégrées dans INVOICES. Notre solution sait même générer automatiquement des images pour les factures xml. Tous les formats sont gérés dans un même process!
Les fournisseurs sont identifiés automatiquement et les informations sont localisées, capturées et validées de façon automatique. C'est ce que l'on appelle la lecture automatique de factures. Notre solution de dématérialisation de factures INVOICES sait bien évidemment gérer automatiquement les factures en provenance de différent pays.
Invoices : la solution de dématérialisation de facture intégrée avec les principaux ERP du marché : SAP, Oracle, JDE, Qualiac, Iris, Sage X3, Microsoft Dynamics nav, Microsoft Dynamics AX, Coda et de nombreux autres ERP
Les informations lues automatiquement sont exportées depuis INVOICES vers votre système cible pour imputation, approbation et comptabilisation.
Quels bénéfices pour votre entreprise?
- Réduisez vos coûts de traitement de facture (de l'ordre de 5€ par facture aannoncés par des études indépendantes)
- Donnez vous les moyens de respecter la LME en maîtrisant vos délais de paiement
- Améliorez le contrôle interne : tout le process de traitement de facture est traçé et maîtrisé. Chaque étape est mesurable (KPI)
- Améliorez les relations avec vos fournisseurs
- Focalisez vos collaborateurs sur des tâches à plus haute valeur ajoutée
- Ne passez plus de temps à répondre à vos fournisseurs qui vous appellent sans relache pour savoir quand leurs factures seront payées
- Réduisez significativement les erreurs
- Evitez les fraudes
- Supprimez les photocopies en circulations entre établissements : Ayez une démarche écologique
A partir de quels volumes la dématérialisation de facture est elle intéressante pour mon entreprise ?
La dématérialisation de factures présente un intérêt quelle que soit la volumétrie de factures.
Vous ne souhaitez pas maintenir une solution et l'infrastructure associée?
Vous n'avez pas de ressource informatique interne pour maintenir la solution?
Avez vous pensé à la dématérialisation de factures en mode SaaS? Rendez vous sur ReadSoft Online
Vous n'avez pas prévu de budget d'investissement pour mettre en place une solution de dématérialisation de factures mais vous envisagez de mettre en place une telle solution. Avez vous pensé à la location?
Nous traitons toutes vos factures, de la facture papier à la facture électronique
- Scan des factures papier
Malgré le développement rapide de l'informatique, la grande majorité des factures sont au format papier. INVOICES permet de numériser vos factures dès leur arrivée au sein de l’entreprise et capture automatiquement les informations pour les intégrer à votre ERP. - Factures XML
En dépit de l’existence de nombreuses normes différentes de facture en XML, INVOICES traite toute facture XML et crée des images numériques qui seront utilisées dans le processus en aval. - Factures PDF et images
INVOICES extrait les informations des fichiers PDF et de tous les principaux formats d'image (TIFF, PNG, JPG, etc.). - Factures par fax
Les images des fax sont automatiquement importées depuis votre serveur de fax. Le traitement est ensuite le même que pour toutes les autres images numériques.
Technologie d’auto-apprentissage
INVOICES apprend automatiquement où trouver les informations utiles sur chaque facture dès la première facture, et crée une base de connaissances pour chaque fournisseur. La montée en charge est automatique et ne nécessite pas de modélisation manuelle des fournisseurs.
Tri automatique
Fournisseurs et acheteurs sont identifiés et rapprochés automatiquement des données issues de votre système cible. Le type de transaction (frais généraux ou factures avec commande) est identifié et INVOICES détecte automatiquement s’il s’agit d’une facture ou d’un avoir. Bénéfices : gain de temps et fiabilité des données traitées.
Gestion des factures multi-pays
INVOICES est fourni avec un certain nombre de profils spécifiques à chaque pays, prêts à l'emploi avec, entre autres, les taux de TVA, les formats de date ou les caractères des devises propres à chaque pays. La logique métier (qui permet par exemple de valider les dates, la TVA et les sommes) fait également partie du profil.
Vous pouvez naturellement ajouter ou adapter les profils en fonction de votre entreprise.
Rapprochement automatique des bons de commande
INVOICES traite automatiquement, dès le premier passage d’une facture, les lignes articles, condition nécessaire au rapprochement automatique avec les commandes et les réceptions.
Vérification automatique des données de la facture
INVOICES peut effectuer automatiquement un certain nombre de tests et vérifier par exemple :
- Si le sous-total d'une ligne d’articles correspond au nombre d'articles et au prix unitaire
- Si les taux et les montants de TVA sont corrects
- Si la date d'échéance est bonne
Lorsque tout est correct, la facture peut être transférée vers le système cible sans aucune autre intervention manuelle.
Travaillez comme à votre habitude grâce à des bannettes électroniques personnalisables
Lorsque des anomalies sont détectées, les factures sont validées à l’écran avec l’image et les données de la facture. INVOICES comprend une fonction de « bannette électronique » paramétrable. Les factures en anomalie peuvent donc être distribuées automatiquement aux bonnes personnes en fonction de vos règles internes.
Pourquoi dématérialiser mes factures avec INVOICES ?
Une réduction des coûts et des tâches à faible valeur ajoutée
Numériser ses factures permet de rééduire considérablement les coûts de saisie et de vérification manuelles.
Un meilleur contrôle financier
Mise à disposition d’états financiers précis et accès facile et rapide à toutes les factures. Traçabilité du processus.
De meilleures relations avec les fournisseurs
Dématérialiser vos factures permet de les traiter plus rapidement. Réduction sensible des intérêts liés au retard de paiement et augmentation des remises pour paiement anticipé.
Plus de satisfaction pour le personnel
Amélioration des conditions de travail de vos collaborateurs, meilleure ergonomie et réaffectation des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes.
Capacité d’intégration de notre solution de lecture automatique de factures INVOICES
Les solutions de lecture automatique de factures ReadSoft se distinguent par leur intégration avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage…). ReadSoft est bien évidemment certifié SAP et Oracle E-Business Suite mais est également interfacé avec la plupart des ERP.