Classificateurs de texte autodidactes : la classification automatique des documents

Il suffit de fournir un jeu d'échantillons pour chaque type de documents pour activer les fonctions de reconnaissance automatique. Insérez tout le courrier papier dans le scanner (les documents électroniques entrent directement) et laissez l'ordinateur faire le reste.
Lorsque la classification est incertaine, l'opérateur est averti et peut facilement corriger ou rectifier à l'écran si nécessaire.

Extraction : la lecture automatique des documents

Une fois les documents classifiés, les informations clés – tels que les numéros de compte, les numéros d'assurance, les noms ou les adresses – sont extraites des documents. Ces informations sont alors transférées vers le système informatique de l'entreprise accompagnée de l'image du document. Toute donnée est consultable, à tout moment !

Une gestion efficace : une administration simple

La gestion des utilisateurs vous permet d’établir simplement les droits de chaque collaborateur autorisé à effectuer certaines activités.

La supervision de la production indique de façon précise à quel endroit du système se trouvent les documents. Cette fonction fournit également un suivi et une traçabilité des documents permettant d’être compatible SOX.

Une intégration simple des documents et données numérisés

Sélectionnez simplement le ou les format(s) de sortie les mieux adaptés à votre système cible et à votre solution d'archivage.

Numérisation - scan de documents : ça marche?

Quelle que soit leur provenance, tous les formulaires sont traités avec le mème processus de capture automatique. Encore aujourd'hui, la majorité des formulaires arrivant au format papier, le nettoyage/filtrage de l'image est essentiel. Nos solutions intégrent des fonctionnalités très performantes permettant de restituer une image pleinement exploitable pour une lecture automatique et un meilleur confort à l'écran.

Tri automatique des documents et dossiers

Chaque formulaire et/ou dossier doit être identifié et rattaché au modèle correspondant afin de pouvoir effectuer le tri de façon automatique.

Extraction et validation automatique de l'information

Les modèles de documents doivent être suffisamment flexibles car les imprimantes, les scanners et les télécopieuses peuvent générer des déformations de l'image.

Nos solutions permettent une lecture automatique :

• Des caractères manuscrits et des caractères spéciaux, malgré les variations considérables entre les zones géographiques et les langues
• De tous les principaux types de code-barres actuellement utilisés, y compris Data Matrix (code QR)
• Des cases à cocher et des champs à entourer

Vous pouvez utiliser un large éventail de base de données, de dictionnaires, de contrôles de plages de valeurs et de clés de contrôle et d’autres outils de validation afin de contrôler automatiquement que l’information lue par le système est correcte. Lorsque les données du formulaire sont validées de façon automatique, l’étape de vérification à l’écran par vos collaborateurs n’est pas nécessaire.

Vérification

Les formulaires peuvent être validés rapidement soit environ 100 000 caractères/heure grâce à des fonctionnalités spécifiques. Nos solutions intègrent en standard des écrans de validation (vidéocodage) pré-paramétrés permettant de s’adapter à différents contexte et de réduire fortement les temps de saisie résiduelle. Il est ainsi possible de valider/saisir un champs dans le contexte de son formulaire ou d’extraire tous les champs, ou encore les caractères non lus hors de leur contexte pour en présenter l’image sur un seul écran afin de les saisir d’une seule traite, permettent de gagner un temps considérable.Toute ressaisie est instantanément et automatiquement revalidée. 
Pour simplifier la vérification (vidéocodage) et la consultation ultérieure des documents, une image numérique de chaque formulaire est disponible tout au long du processus. Cette image est ensuite archivée avec les informations du formulaire.

Suivi de la production

Suivez le document ou le dossier tout au long du cycle de traitement.

Intégration

Vous pouvez ajouter vos propres fonctions et intégrer FORMS by ReadSoft à un système externe de statistiques, de liste de préparation des commandes, de mise à jour des stocks ou d’un dossier personnel par exemple.
Dans tous les cas, vous pouvez gérer ce type de processus critique, en toute sécurité et avec toute la souplesse nécessaire .

Tri

Le fournisseur est identifié automatiquement et les informations pertinentes (en tête, pied de page, lignes articles, facture ou avoir) sont capturées et contrôlées automatiquement.

Extraction et validation

Notre solution sait trouver et capturer automatiquement tous les champs de la facture dès la première lecture – y compris les lignes articles et les multi taux de tva –et ce sans modélisation préalable.

Toutes les informations extraites de la facture peuvent être contrôlées automatiquement  de manière à minimiser les interventions manuelles et à garantir une productivité optimale.

Vous pouvez également contrôler les informations capturées avec les données de votre ERP, par exemple les données de la commande. Si tout est correct et en fonction de vos processus, la facture est peut être comptabilisée automatiquement sans intervention manuelle.

Vérification

Chaque opérateur dispose d’une « bannette électronique » personnalisée et configurable en fonction de votre organisation, ne contenant que les factures qu’il est autorisé à gérer. Toute correction est automatiquement revalidée conformément aux règles prédéfinies.