Maximiser son investissement ERP et réduire les coûts par l'automatisation du processus de paiement des factures

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En période de crise, les entreprises recherchent tous les leviers qui leur permettront d’améliorer leur efficacité opérationnelle tout en maximisant leurs investissements. Elles sont nombreuses, pour améliorer leur performance, à  lancer des projets de transformation de leur organisation et de leurs fonctions métier. L'objectif est à la fois de faire face - à court terme - à la conjoncture, notamment par une politique de réduction des coûts et de préparer - pour le moyen terme - les investissements nécessaires de façon à anticiper le retour de la croissance.   

En ligne de mire les fonctions support, au premier rang desquelles les fonctions comptables et financières où résident encore d'importants gisements de productivité. Il s'agit ici :

• de rationaliser les processus (éradication des dysfonctionnements, chasse aux gaspillages, …)

• de gérer de façon plus efficiente les ressources internes (produire plus à iso-effectif, réaffecter des postes à des tâches à plus forte valeur ajoutée…)

• de mettre en œuvre, le cas échéant, de nouveaux choix d'organisation  (mutualisation en CSP, concentration de services comptables et administratifs, externalisation des tâches à faible valeur ajoutée…).

• de déployer des solutions adaptées d'automatisation et de partage de l'information (numérisation, workflow, archivage électronique).

Au nombre des processus de gestion éligibles dans cette recherche de performance, figure sans conteste celui du traitement et du paiement des factures fournisseur. Par tradition largement manuel, il est coûteux (avec une part importante de coûts cachés) et peu efficient. Longtemps réputé non stratégique, il ne fait que depuis peu l'objet d'une vraie remise à plat.

La gestion automatisée des factures offre une réponse appropriée à toute entreprise qui désire réduire ses coûts tout en augmentant ses gains de productivité ; en dématérialisant ses documents elle réduira au maximum les interventions humaines et la gestion du papier tout en accélérant et en fiabilisant ses flux financiers. Cette démarche s'impose aujourd'hui d'autant plus aux entreprises que le contexte réglementaire fixe désormais de nouveaux plafonds de règlement (Loi de Modernisation de l'Economie).

Maximiser son investissement ERP et réduire les coûts
par l'automatisation du processus de paiement des factures

En permettant d'optimiser les processus de gestion, en garantissant une homogénéité et une cohérence des données, en facilitant le partage d'informations, les ERP financiers sont rapidement devenus indispensables. Mais si performant soient-ils pour orchestrer les fonctions de gestion de l'entreprise, ils se transforment vite en goulot d'étranglement lorsqu'il s'agit de traiter les factures. La procédure de saisie est souvent manuelle et sollicite un nombre excessif de ressources pour saisir les données dans le système. Les opérations de rapprochement (factures/commandes) sont lourdes et la gestion des litiges très consommatrice de temps. Avec cette part du processus restée manuelle, les services financiers n'obtiennent pas le plein niveau de productivité qu'ils seraient en droit d'attendre après la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré.

L’expérience montre que l’optimisation du processus de traitement des factures fournisseur, grâce à une bonne utilisation de l'ERP, peut réduire de façon drastique les coûts et les temps de traitement (de l'ordre de 80 %).  A fortiori lorsque la solution d'automatisation est 100 % intégrée à la plate-forme ERP de l’entreprise, via un sas de gestion.

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