Dématérialiser les bons de commande pour gagner en productivité et dynamiser les relations commerciales

ReadSoft DOCUMENTS for Sales Orders assure le traitement automatique des bons de commande clients entrants dans l'entreprise, quel que soit le média d'entrée (courrier, fax, fichiers ...) et quel que soit le système cible (SAP, Oracle E-Business Suite, ou tout autre ERP ou système de gestion).

Notre solution capture automatiquement sur le bon de commande les données que vous saisissez aujourd'hui manuellement ; en en-tête (numéro de commande, nom et numéro de client, date de commande ...) et au niveau des lignes articles (code article, libellé, quantité, prix unitaire ...).

ReadSoft propose également, au travers de son partenariat avec HCA International un add-on SAP dédié à l'automatisation du traitement des bons de commande.

   Comment fonctionne la solution ?

Numériser les bons de commande

Les bons de commande reçus par courrier, ou fax sont numérisés, sans tri préalable. Les commandes reçues par mail sont elles directement prises en charge ainsi que leurs pièces jointes.
    

Automatiser la saisie

Les documents sont analysés pour en extraire les données et les informations utiles : numéro de commande, nom et numéro de client, date de commande, code article, libellé, quantités, etc.

Vérifier la cohérence des commandes

L'outil vérifie les données (contrôle de l’existence du client, de la référence article, contrôle des totaux…). Si une anomalie est détectée, la commande peut être orientée vers un opérateur donné, en fonction du client ou de tout autre critère. Dans le cas contraire, elle est automatiquement envoyée dans le système cible (ERP, CRM…).

Intégrer dans le système cible

En fonction du respect de règles métier prédéfinies (validation par exemple que les articles commandés sont bien en stock), l'application génère un bon de commande dans le système cible pour déclencher la livraison et la facturation.  

Archiver les images

Les fichiers images sont indexés et envoyés dans une base d'archives. Ils pourront être facilement consultés en ligne, pour toute recherche sur une commande.