DOCUMENTS by ReadSoft
Automatiser le tri et la classification de documents
DOCUMENTS de ReadSoft automatise le travail fastidieux du tri et de l'indexation des documents. Il vous suffit de réunir tous vos documents entrants, qu'ils soient électroniques ou sur papier, et de laisser l'ordinateur faire le reste.
La classification et l'indexation automatiques apportent ainsi une plus grande efficacité administrative à votre entreprise, ce qui à son tour conduit à accélérer les temps de traitement et réduire les coûts.
Classification automatisée
Le produit DOCUMENTS de ReadSoft analyse chaque document entrant et détermine le type auquel il appartient. S'agit-il d'une déclaration de sinistre, d'une facture, d'un bon de commande, d'une demande de prêt, d'un certificat d'avarie, d'une feuille de soins, d'une lettre, d'une demande de crédit, d'un changement d'adresse... ?
Le logiciel classifie automatiquement tous les documents et les réunit en groupes logiques comme, par exemple, tous les documents concernant une affaire.
Indexation des documents pour faciliter les recherches
Une fois les documents classifiés, DOCUMENTS prend la relève et extrait les informations clé à partir de ces documents. Que vous recherchiez les numéros de compte, les numéros d'assurance, les noms ou les adresses, DOCUMENTS trouve et extrait ces informations automatiquement.
Ces informations ainsi que le document classifié sont ensuite prêts à entrer dans le système informatique de votre entreprise. Il s'ensuit donc que toutes les informations clés d'une affaire particulière sont disponibles au format numérique.
De plus, toutes ces informations sont entièrement consultables, vous donnant ainsi la possibilité de récupérer vos documents à tout moment.
Sur mesure pour vous si :
Le tri, l'indexation, la classification manuelle ainsi que la recherche et la consultation de documents représentent une perte de temps pour vous
Avec DOCUMENTS, vous aurez :
Une plus grande efficacité
Plus de rapidité et de précision dans le tri et la distribution des documents vont augmenter votre efficacité.
Un meilleur contrôle
Un accès immédiat aux rapports d’état et aux suivis d’audit vous permet de mieux connaître votre flux d’information critique.
De meilleures conditions de travail pour le personnel
Donner au personnel la possibilité de se concentrer sur le traitement des affaires au lieu de trier les documents
Une plus grande transparence
Un journal d'audit complet vous permettra de vous conformer à des législations comme SOX
Intégration avec votre système cible
Les données de DOCUMENTS sont intégrées de manière transparente dans les systèmes ERP, les archives ou les systèmes de gestion d'affaires.
La classification automatique : c'est quoi?
DOCUMENTS peut être considéré comme un entonnoir par lequel passent tous vos documents professionnels entrants. Peu importe la manière dont ils arrivent (papier, télécopie, email, PDF, etc.), les documents sont incorporés dans le flux.
La lecture automatique de documents fonctionne comme l'homme. Notre Logiciel recherche les identifiants tels que les logos, les mots-clés, les combinaisons de mots et les mises en page.
Mais, à la différence de l'homme, DOCUMENTS peut aussi utiliser, par exemple, les code-barres pour déterminer le type du document et le groupe auquel il appartient.
Un exemple type
Un dossier d'assurances contient un formulaire standard, une déclaration de sinistre et une lettre. DOCUMENTS identifie automatiquement chaque document et les conserve ensemble jusqu'à leur intégration dans le système cible.
Ces trois documents sont regroupés ensemble en dossier et présentés automatiquement à la personne responsable du traitement. grâce aux données extraites automatiquement ( lecture automatique de documents ) Il est aussi immédiatement consultable dans vos archives ou votre système cible.